GESTIÓN DOCUMENTAL
Consultoría Documental
Ofrecemos servicios de consultoría especializados para diseñar e implementar un Programa de Gestión Documental (PGD) efectivo, adaptado a las necesidades específicas de cada empresa. Nuestro objetivo es garantizar la incorporación de buenas prácticas y el cumplimiento normativo en materia documental.
Nuestros servicios de consultoría incluyen:
- Elaboración e implementación de instrumentos archivísticos personalizados.
- Diseño de procesos y procedimientos para la gestión documental.
- Capacitación y asesoramiento para el personal encargado de la gestión documental.
Nuestra consultoría permite a las empresas:
- Optimizar la gestión de sus documentos.
- Mejorar la clasificación, categorización y ordenamiento de los documentos.
- Garantizar la integridad, autenticidad y disponibilidad de la información.
- Cumplir con las normativas y regulaciones aplicables.
- Reducir los riesgos asociados con la gestión de documentos.
Inventario Documental
Instrumento archivístico que permite al cliente tener una descripción de la información contenida en los archivos y fondos documentales, garantizando la recuperación y el acceso a la información de manera precisa.
Nuestra empresa utiliza el Formato Único de Inventario Documental (FUID) normalizado por el Archivo General de la Nación y se rige por la normatividad archivística vigente, asegurando la calidad y consistencia del inventario.
Beneficios:
- Mantener un control sobre los documentos disponibles.
- Garantizar la recuperación y acceso preciso a la información.
- Recuperar y localizar la información de los documentos de manera ágil y efectiva.
- Disponer de una descripción detallada y organizada de su patrimonio documental.
- Identificar las series y subseries de acuerdo con la tabla de retención documental.
Organización Documental
Este proceso implica la realización de tres actividades fundamentales, respetando el principio de procedencia y orden original de los documentos de archivo:
• Clasificación
• Ordenación
• Descripción
La Organización Documental se apoya en la Tabla de Retención Documental y se rige por la normativa archivística vigente.
Beneficios:
- Asegurar la memoria institucional.
- Mejorar la productividad y la seguridad de la información.
- Recuperar documentos y expedientes de manera eficaz y eficiente.
Digitalización de Documentos
El proceso de digitalización comienza con un diagnóstico exhaustivo para determinar las necesidades específicas de las áreas productoras. En este análisis inicial, se define la clasificación de los archivos físicos según su serie, subserie, tipología documental; nivel de importancia y necesidades de consulta.
Una vez determinados estos parámetros, se inicia el proceso de digitalización, que consiste en convertir los documentos físicos en imágenes de alta calidad (300 DPI mínimo) y formato accesible. Además, se realiza la indexación de la información contenida en el documento para su almacenamiento y posterior consulta, garantizando su integridad, accesibilidad y preservación.
Beneficios:
- Consultar en línea de la información, permitiendo a los directivos tomar decisiones informadas de manera inmediata.
- Ahorro de espacios físicos.
- Conservación de los documentos, al reducir su manipulación física.
- Mantenimiento de la integridad, accesibilidad y preservación de la información.